E-Mail-Zustellung prüfen
Erfahre, ob deine Rechnungen und Offerten beim Empfänger angekommen sind, und was du tust, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Für jede Rechnung und Offerte, die du aus Blond per E-Mail versendest, meldet der Mailserver des Empfängers zurück, ob er die Nachricht angenommen hat. Blond zeigt dir diesen Zustellstatus an mehreren Stellen an. Das gilt auch für Zahlungserinnerungen und alle anderen E-Mails, die im Postausgang erscheinen.
Die vier Stati
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Versendet | Blond hat die E-Mail für den Versand übergeben. Eine Rückmeldung des Empfänger-Servers steht noch aus. |
| Verzögert | Der Mailserver des Empfängers hat die Annahme vorerst verschoben. Blond versucht es automatisch weiter. |
| Zugestellt | Der Mailserver jedes Empfängers hat die E-Mail angenommen. |
| Nicht zugestellt | Bei mindestens einem Empfänger wurde die E-Mail zurückgewiesen. Blond zeigt dir den Grund des Mailservers. |
Meist springt der Status innert Sekunden von Versendet auf Zugestellt. Verzögert ist kein Fehler: Viele Mailserver lehnen neue Absender beim ersten Versuch absichtlich ab und nehmen die E-Mail beim nächsten Versuch an. Klappt die Zustellung auch nach mehreren Versuchen nicht, wechselt der Status auf Nicht zugestellt.
Hinweis
Hat eine E-Mail mehrere Empfänger, gilt sie als Nicht zugestellt, sobald ein einziger Empfänger sie zurückweist — auch wenn sie bei allen anderen angekommen ist. Auch die BCC-Kopie an dich zählt als Empfänger.
Wo du den Status siehst
Postausgang: In der Spalte Status hat jede E-Mail ein farbiges Badge. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du den Status pro Empfänger und — falls die E-Mail zurückgewiesen wurde — den Grund. Den Postausgang findest du unten in der Seitenleiste oder unter https://app.blond.swiss/outgoing-mail. Mehr dazu im Artikel E-Mails einrichten.
Rechnung: Im Status-Block der Rechnung steht unter Versendet am eine kleine Zeile mit dem Zustellstatus der zuletzt versendeten E-Mail — das kann die Rechnung selbst oder eine Zahlungserinnerung sein. Auch hier zeigt dir ein Mouseover die einzelnen Empfänger.
Änderungshistorie: Wird eine Rechnung oder Offerte nicht zugestellt, erscheint in der Historie der Eintrag E-Mail nicht zugestellt. Du öffnest sie über ⋯ → Änderungshistorie in der Detailansicht.
Benachrichtigung: Zusätzlich erhältst du eine Benachrichtigung in Blond (Glocke oben rechts), mit einem Link direkt zum Dokument. Sie geht an die Person, die die E-Mail versendet hat. Bei automatisch versendeten Zahlungserinnerungen geht sie an den Inhaber des Unternehmenskontos.
Wenn eine E-Mail nicht zugestellt wurde
Lies den Grund im Mouseover des Status. Er stammt direkt vom Mailserver des Empfängers.
Prüfe die E-Mail-Adresse im Kontakt. Meistens ist es ein Tippfehler oder eine Adresse, die es nicht mehr gibt. Korrigiere sie oder frag beim Kunden nach der richtigen Adresse.
Versende das Dokument erneut über Senden an ….
| Grund (Beispiel) | Was meistens dahinter steckt | Was du tust |
|---|---|---|
| «User unknown», «Mailbox does not exist», «550 5.1.1» | Die Adresse existiert nicht | Adresse im Kontakt korrigieren und erneut senden |
| «Mailbox full», «Quota exceeded» | Das Postfach des Empfängers ist voll | Später erneut senden oder den Kunden anders kontaktieren |
| «Blocked», «Spam», «Policy» | Der Server des Empfängers hat die E-Mail abgelehnt | Kunden bitten, deine Absenderadresse freizugeben |
TIP
Versendest du über deine eigene Domain, sorgt eine verifizierte Domain dafür, dass Empfänger-Server deine E-Mails nicht als Spam ablehnen. Siehe Versand über deine eigene Domain.
Grund «Bounced Address» oder «Invalid»
Wurde eine Adresse einmal endgültig zurückgewiesen, stellt der Versanddienst weitere E-Mails an diese Adresse eine Zeit lang gar nicht mehr zu. Ist die Adresse inzwischen wieder gültig (z.B. weil das Postfach wieder eingerichtet wurde), kontaktiere den Support, damit wir die Sperre aufheben.
Was der Status nicht aussagt
Zugestellt heisst nicht gelesen: Der Status zeigt nur, dass der Mailserver des Empfängers die E-Mail angenommen hat. Ob sie im Posteingang oder im Spam-Ordner landet, sieht Blond nicht.
Keine Lesebestätigung: Blond erfasst bewusst nicht, ob oder wann eine E-Mail geöffnet wurde. Solche Messungen sind unzuverlässig (z.B. öffnet Apple Mail E-Mails automatisch im Hintergrund) und greifen in die Privatsphäre deiner Kundschaft ein.
Kein Status bei eigenem SMTP-Server: Versendest du über deinen eigenen SMTP-Server, erhält Blond keine Rückmeldung. Im Postausgang bleibt die E-Mail auf Versendet: Sie hat Blond verlassen, über die Zustellung ist nichts bekannt. Rückläufer erhältst du in diesem Fall direkt in deinem eigenen Postfach.
Ältere E-Mails: E-Mails, die vor der Einführung des Zustellstatus versendet wurden, bleiben ebenfalls auf Versendet.