Projektfinanzen

Verstehe, was die Karte Finanzen auf der Projektübersicht zeigt und wie Umsatz, Entwürfe und Projektergebnis zusammenhängen.

Die Karte steht zuoberst auf der Übersicht jedes Projekts. Du siehst sie, wenn du Rechnungen erstellen darfst. Wie viel davon, hängt von deiner Rolle ab (siehe Wer was sieht). Bei internen Projekten fehlt sie, und Projektphasen haben keine eigene: Ihre Zahlen fliessen ins Hauptprojekt.

Die Zeilen auf einen Blick

Die Karte rechnet von oben nach unten: Jede Zeile fliesst ins Ergebnis ein, nichts wird doppelt gezählt.

Zeile	Was drinsteckt
Noch nicht verrechnet	Arbeit, die noch auf keiner Rechnung steht
Rechnungsentwürfe	Rechnungen, die noch nicht versendet sind
Umsatz	versendete und bezahlte Rechnungen
Auftragswert bzw. Erwarteter Umsatz	Summe der drei Zeilen darüber
Interne Kosten	was dich das Projekt selbst kostet, wird abgezogen
Projektergebnis	was unter dem Strich bleibt

Rechnungen zählen dabei immer ohne MWST. Noch nicht verrechnet, Rechnungsentwürfe und Umsatz erscheinen nur, wenn sie einen Betrag haben. Die Zwischensumme erscheint erst, wenn mindestens zwei davon einen Betrag haben. Neben Umsatz steht zudem, wie viel davon noch offen ist: versendet, aber noch nicht bezahlt.

Über Neue Rechnung in der Zeile Noch nicht verrechnet springst du direkt in die Abrechnung. Wie es dort weitergeht, steht unter Projekte abrechnen.

Warum Entwürfe eine eigene Zeile haben

Ein Entwurf ist noch keine Forderung. Du kannst ihn ändern oder löschen, der Kunde hat ihn nie gesehen. Deshalb zählt er noch nicht zum Umsatz.

Trotzdem ist der Betrag nicht mehr offen: Sobald du abrechnest, ist er für diesen Entwurf reserviert. So taucht jeder Franken genau in einer Zeile auf und wandert mit dem Fortschritt nach unten:

Noch nicht verrechnet  →  Rechnungsentwürfe  →  Umsatz
     (abrechnen)              (versenden)

Ohne diese Trennung würde ein vergessener Entwurf den Umsatz schönen, oder derselbe Betrag stünde gleichzeitig als offen und als verrechnet da.

Was "Noch nicht verrechnet" bedeutet

Wie der Betrag entsteht, hängt an der Verrechnungsart.

Nach Aufwand

Hier steht alles, was erfasst, verrechenbar und noch auf keiner Rechnung ist:

• Stunden je Stundensatz, bewertet zum Verrechnungssatz (z.B. "48:00 Std. × 210.00")
• Erfasste Artikel zum Verkaufspreis
• Verrechenbare Ausgaben
• Projektphasen, in denen noch unverrechnete Arbeit liegt

Rechnest du ab, werden die Aufwände gesperrt und verlassen diese Zeile. Ihr Betrag steht danach im Entwurf.

TIP

Neben der Bezeichnung steht seit und ein Datum: das Datum des ältesten noch nicht verrechneten Eintrags. Liegt es weit zurück, ist vermutlich Arbeit liegen geblieben, die längst auf eine Rechnung gehört.

Pauschal

Hier steht der Teil der freigegebenen Offerten, der noch auf keiner Rechnung ist:

Noch nicht verrechnet = freigegebene Offerten − Umsatz − Rechnungsentwürfe

Entwürfe werden also schon abgezogen, bevor sie versendet sind. Das verhindert, dass du denselben Betrag zweimal in Rechnung stellst.

Für das Projekt im ersten Bild sieht das so aus:

	Betrag
Freigegebene Offerten	CHF 18'260
Zwei Raten, versendet (Umsatz)	− CHF 11'200
Dritte Rate, im Entwurf (Rechnungsentwürfe)	− CHF 2'800
Noch nicht verrechnet	CHF 4'260

Zusammen ergeben die drei Zeilen wieder den Auftragswert von CHF 18'260. Hast du mehr verrechnet als offeriert, nennt die Zeile Auftragswert den Mehrbetrag.

Dieselbe Rechnung siehst du beim Abrechnen der Offerte: Der Hinweis oben nennt, wie viel schon abgerechnet ist, und separat, wie viel zusätzlich in Rechnungsentwürfen steckt.

Hinweis

Löschst du einen Entwurf, wird sein Betrag wieder frei und erscheint erneut unter Noch nicht verrechnet. Erfasste Stunden ändern bei Pauschalprojekten nichts an diesem Betrag. Sie belasten nur das Projektbudget und die internen Kosten.

Interne Kosten

Die internen Kosten zeigen, was dich das Projekt selbst kostet, unabhängig davon, was du dem Kunden verrechnest. Aufgeklappt siehst du drei Posten:

Posten	Bewertet mit
Erfasste Zeit	dem internen Stundensatz der Mitarbeitenden, nicht dem Verrechnungssatz
Erfasste Artikel	dem Einkaufspreis (fehlt er, dem Verkaufspreis)
Ausgaben	dem Betrag der Ausgabe

Gezählt wird alles, was auf dem Projekt und seinen Phasen erfasst ist: auch nicht verrechenbare Stunden und Ausgaben. Ein Klick auf einen Posten führt zum Tab Zeiterfassung bzw. Ausgaben des Projekts.

Projektergebnis

Das Ergebnis zählt alles zusammen, was das Projekt einbringt, ob schon verrechnet oder nicht, und zieht die internen Kosten ab:

  Noch nicht verrechnet
+ Rechnungsentwürfe
+ Umsatz
= Auftragswert (pauschal) bzw. Erwarteter Umsatz (nach Aufwand)
− Interne Kosten
= Projektergebnis

Solange noch etwas nicht verrechnet oder erst im Entwurf ist, heisst die Zeile Erwartetes Projektergebnis: So viel bleibt dir, sobald alles verrechnet und versendet ist. Ist alles versendet, steht dort das Projektergebnis. Ist es negativ, färbt es sich rot.

Achtung

Interne Kosten zählen nur, was bisher erfasst ist. Bei Pauschalprojekten zählt dagegen schon der ganze Auftragswert. Mitten im Projekt sieht ein Pauschalprojekt deshalb besser aus, als es am Ende sein wird, weil die Kosten für die restliche Arbeit noch fehlen. Wie viel vom Budget schon verbraucht ist, zeigt das Projektbudget.

Details aufklappen

Jede Zeile mit Pfeil lässt sich per Klick aufklappen:

Zeile	Aufgeklappt siehst du	Klick führt zu
Noch nicht verrechnet	Stundensätze, Artikel, Ausgaben, Phasen bzw. die freigegebenen Offerten, solange noch nichts verrechnet ist	Zeiterfassung, Ausgaben, Phase bzw. Offerte
Rechnungsentwürfe, Umsatz	jede Rechnung mit Nummer, Titel, Datum und Status	Rechnung
Auftragswert	die freigegebenen Offerten	Offerte
Interne Kosten	Erfasste Zeit, Erfasste Artikel, Ausgaben	Zeiterfassung bzw. Ausgaben

Im Beispiel deckt die Offerte über CHF 30'000 genau die bezahlte Rechnung und die beiden Entwürfe. Deshalb fehlt die Zeile Noch nicht verrechnet: Es gibt nichts mehr abzurechnen, nur noch zu versenden. Weil die Entwürfe noch offen sind, ist das Ergebnis noch ein erwartetes.

Am Status siehst du, wo eine Rechnung steht: Entwurf, Geplant (Versand terminiert), Versendet, Überfällig, eine Mahnstufe oder Bezahlt. Das Jahr steht beim Datum nur, wenn die Rechnung aus einem früheren Jahr stammt.

Wer was sieht

Die Karte zeigt nur, was deine Rolle erlaubt:

Rolle	Was du auf der Karte siehst
Administrator/in, Koordinator/in, Treuhänder/in	die ganze Karte
Projektleiter/in	die ganze Karte bei Projekten, die du selbst leitest. Bei anderen Projekten nur Noch nicht verrechnet mit Neue Rechnung, ohne Entwürfe, Umsatz und Ergebnis
Mitglied, Revisor/in	keine Karte

TIP

Soll eine Projektleiterin das Ergebnis eines Projekts sehen, trage sie beim Projekt als Projektleiter/in ein.

Weiter geht's

• Projekte abrechnen — aus "Noch nicht verrechnet" eine Rechnung machen
• Projektbudget — Verbrauch gegen das Offerten-Budget verfolgen
• Rechnung versenden — damit ein Entwurf zum Umsatz wird