Finances de projet

Comprends ce que montre la carte Finances dans l'aperçu du projet et comment chiffre d'affaires, brouillons et résultat du projet s'articulent.

La carte se trouve tout en haut de l'aperçu de chaque projet. Tu la vois si tu as le droit de créer des factures. Ce que tu y vois dépend de ton rôle (voir Qui voit quoi). Elle n'apparaît pas sur les projets internes, et les phases de projet n'ont pas la leur : leurs chiffres remontent dans le projet principal.

Les lignes en un coup d'œil

La carte se calcule de haut en bas : chaque ligne entre dans le résultat, et rien n'est compté deux fois.

Ligne	Ce qu'elle contient
Pas encore facturé	le travail qui ne figure encore sur aucune facture
Factures en brouillon	les factures pas encore envoyées
Chiffre d'affaires	les factures envoyées et payées
Valeur de la commande ou Chiffre d'affaires attendu	la somme des trois lignes ci-dessus
Coûts internes	ce que le projet te coûte, en déduction
Résultat du projet	ce qui reste au bout du compte

Les factures comptent toujours hors TVA. Pas encore facturé, Factures en brouillon et Chiffre d'affaires n'apparaissent que s'ils ont un montant. Le sous-total n'apparaît que si au moins deux d'entre eux ont un montant. À côté de Chiffre d'affaires, tu vois aussi la part encore impayée : envoyée, mais pas encore payée.

Nouvelle facture dans la ligne Pas encore facturé t'amène directement à la facturation. La suite est décrite dans Facturer les projets.

Pourquoi les brouillons ont leur propre ligne

Un brouillon n'est pas encore une créance. Tu peux encore le modifier ou le supprimer, et le client ne l'a jamais vu. C'est pourquoi il ne compte pas encore dans le Chiffre d'affaires.

Pourtant, le montant n'est plus ouvert : dès que tu factures, il est réservé pour ce brouillon. Chaque franc apparaît ainsi dans une seule ligne et descend au fil de l'avancement :

Pas encore facturé  →  Factures en brouillon  →  Chiffre d'affaires
    (facturer)               (envoyer)

Sans cette séparation, un brouillon oublié gonflerait le chiffre d'affaires, ou le même montant apparaîtrait à la fois comme ouvert et comme facturé.

Ce que signifie "Pas encore facturé"

La façon dont le montant est calculé dépend du type de facturation.

Heures et dépenses

Cette ligne réunit tout ce qui est saisi, facturable et ne figure encore sur aucune facture :

• Les heures par tarif horaire, valorisées au tarif de facturation (p. ex. "48:00 h × 210.00")
• Les articles saisis, à leur prix de vente
• Les dépenses facturables
• Les phases de projet qui contiennent encore du travail non facturé

Quand tu factures, les saisies sont verrouillées et quittent cette ligne. Leur montant se trouve ensuite dans le brouillon.

Astuce

À côté du libellé figurent depuis le et une date : celle de la saisie non facturée la plus ancienne. Si elle remonte loin, du travail est probablement resté en plan alors qu'il aurait dû être facturé depuis longtemps.

Forfait

Cette ligne contient la part des offres approuvées qui ne figure encore sur aucune facture :

Pas encore facturé = offres approuvées − Chiffre d'affaires − Factures en brouillon

Les brouillons sont donc déduits avant même d'être envoyés. Cela t'évite de facturer deux fois le même montant.

Pour le projet de la première capture, cela donne :

	Montant
Offres approuvées	CHF 18'260
Deux tranches, envoyées (Chiffre d'affaires)	− CHF 11'200
Troisième tranche, en brouillon (Factures en brouillon)	− CHF 2'800
Pas encore facturé	CHF 4'260

Ensemble, les trois lignes redonnent la Valeur de la commande de CHF 18'260. Si tu as facturé plus que l'offre, la ligne Valeur de la commande indique la différence.

Tu retrouves le même calcul en facturant l'offre : l'avis en haut indique le montant déjà facturé et, séparément, ce qui figure en plus dans des factures en brouillon.

Remarque

Si tu supprimes un brouillon, son montant est libéré et réapparaît sous Pas encore facturé. Sur les projets au forfait, les heures saisies ne modifient pas ce montant. Elles pèsent uniquement sur le budget du projet et les coûts internes.

Coûts internes

Les coûts internes montrent ce que le projet te coûte, indépendamment de ce que tu factures au client. Dépliés, ils affichent trois postes :

Poste	Valorisé à
Temps saisi	le taux horaire interne des membres de l'équipe, pas le tarif de facturation
Articles saisis	le prix d'achat (à défaut, le prix de vente)
Dépenses	le montant de la dépense

Tout ce qui est saisi sur le projet et ses phases compte, y compris les heures et dépenses non facturables. Un clic sur un poste ouvre l'onglet Suivi du temps ou Dépenses du projet.

Résultat du projet

Le résultat additionne tout ce que le projet rapporte, facturé ou non, et en déduit les coûts internes :

  Pas encore facturé
+ Factures en brouillon
+ Chiffre d'affaires
= Valeur de la commande (forfait) ou Chiffre d'affaires attendu (heures et dépenses)
− Coûts internes
= Résultat du projet

Tant que quelque chose n'est pas encore facturé ou reste en brouillon, la ligne s'intitule Résultat de projet attendu : c'est ce qui te reste une fois que tout est facturé et envoyé. Quand tout est envoyé, elle affiche le Résultat du projet. S'il est négatif, il s'affiche en rouge.

Attention

Les coûts internes ne comprennent que ce qui a été saisi jusqu'ici. Sur les projets au forfait, en revanche, toute la valeur de la commande compte déjà. En cours de projet, un projet au forfait paraît donc meilleur qu'il ne le sera à la fin, car les coûts du travail restant manquent encore. Le budget du projet montre la part du budget déjà consommée.

Déplier les détails

Chaque ligne munie d'une flèche se déplie d'un clic :

Ligne	Dépliée, tu vois	Un clic ouvre
Pas encore facturé	tarifs horaires, articles, dépenses, phases — ou les offres approuvées, tant que rien n'est facturé	suivi du temps, dépenses, la phase — ou l'offre
Factures en brouillon, Chiffre d'affaires	chaque facture avec numéro, titre, date et statut	la facture
Valeur de la commande	les offres approuvées	l'offre
Coûts internes	Temps saisi, Articles saisis, Dépenses	suivi du temps ou dépenses

Dans cet exemple, l'offre de CHF 30'000 est couverte exactement par la facture payée et les deux brouillons. C'est pourquoi la ligne Pas encore facturé manque : il n'y a plus rien à facturer, seulement à envoyer. Comme les brouillons sont encore ouverts, le résultat reste un résultat attendu.

Le statut indique où en est une facture : Brouillon, Planifié (envoi programmé), Envoyé, En retard, un Niveau de rappel ou Payé. L'année n'apparaît dans la date que si la facture date d'une année antérieure.

Qui voit quoi

La carte n'affiche que ce que ton rôle permet :

Rôle	Ce que tu vois sur la carte
Administrateur/trice, Coordinateur/trice, Comptable	toute la carte
Chef de projet	toute la carte sur les projets que tu diriges toi-même. Sur les autres projets, seulement Pas encore facturé avec Nouvelle facture, sans brouillons, chiffre d'affaires ni résultat
Membre, Réviseur/euse	aucune carte

Astuce

Pour qu'une cheffe de projet voie le résultat d'un projet, désigne-la comme Chef de projet de ce projet.

La suite

• Facturer les projets — transformer "Pas encore facturé" en facture
• Budget de projet — suivre la consommation par rapport au budget de l'offre
• Envoyer une facture — pour qu'un brouillon devienne du chiffre d'affaires