Réception dépenses
Rassemble reçus et factures fournisseurs au même endroit — par e-mail ou par téléversement — et convertis-les en dépenses plus tard.
À quoi sert la réception dépenses ?
La réception dépenses est une boîte de réception pour les documents qui ne sont pas encore des dépenses. Elle sépare la collecte de l'enregistrement : ton équipe y dépose ses quittances dès qu'elle les a en main, et tu les comptabilises plus tard, en une fois.
Tu la trouves sous Dépenses → Réception dépenses, ou directement sur https://app.blond.swiss/expense/inbox.
Envoyer des documents par e-mail
Chaque utilisateur de ton entreprise dispose de sa propre adresse personnelle. Elle se trouve en haut de la réception dépenses et se copie en un clic. Transfère simplement les factures par e-mail à cette adresse — Blond en extrait les pièces jointes et les dépose dans la boîte de réception.
Attention
Traite ton adresse personnelle de manière confidentielle. Quiconque la connaît peut envoyer des fichiers dans ta boîte de réception.
Tous les e-mails n'arrivent pas dans la boîte. Trois règles s'appliquent :
- Seuls les fichiers PDF, JPG, PNG, WebP et HEIC sont acceptés ; tous les autres types sont ignorés
- Si un e-mail contient à la fois des PDF et des images, seuls les PDF sont repris
- Les e-mails sans pièce jointe ne sont pas traités du tout
Téléverser des documents
Le bouton Téléverser te permet de choisir des fichiers, ou tu les fais glisser directement sur la liste. Plusieurs fichiers à la fois sont possibles.
Avant le téléversement, Blond demande une description et, en option, un projet.
Remarque
La description n'est obligatoire que pour les collaborateurs qui n'ont pas le droit d'enregistrer des dépenses — c'est leur seul moyen de t'expliquer de quoi il s'agit. Qui peut enregistrer des dépenses lui-même peut laisser le champ vide.
AutoScan dans la boîte de réception
Si AutoScan pour la réception dépenses est activé, Blond lit les données du justificatif dès son arrivée — et non seulement au moment de la conversion. Les documents reconnus portent une icône d'étincelles violette dans le coin de l'aperçu du document ; la liste affiche directement le fournisseur et le montant, et en ouvrant le document tu vois aussi la date et la TVA.
Le commutateur se trouve sous Organisation → Paramètres → Dépenses.
Astuce
AutoScan dispose d'un quota mensuel gratuit. Si beaucoup de documents atterrissent dans la boîte sans jamais devenir des dépenses, la reconnaissance anticipée consomme du quota pour rien — dans ce cas, mieux vaut laisser le commutateur désactivé.
Convertir en dépense
Clique sur le symbole + d'un document et choisis ce qu'il doit devenir :
Facture fournisseur : Une facture qui doit encore être payée.
Reçu : Une dépense déjà payée. Tu choisis directement le mode de paiement correspondant dans la liste — le type et le moyen de paiement sont réglés en un clic.
Blond crée la dépense et l'ouvre pour contrôle. Le document disparaît alors de la boîte de réception.
Remarque
Si un e-mail comporte plusieurs pièces jointes, le menu + te demande d'abord laquelle doit devenir la dépense. Chaque pièce jointe donne une dépense distincte.
Refuser les documents de ton équipe
Si quelqu'un de ton équipe a téléversé un document que tu ne peux pas comptabiliser, refuse-le avec le symbole d'interdiction. Tu peux indiquer un motif — la personne est informée par e-mail et reçoit le document à nouveau en pièce jointe.
Sur tes propres documents, une corbeille apparaît au même endroit : supprimer plutôt que refuser, sans notification.
Astuce
Le filtre Tous / Les miens uniquement en haut à gauche masque les documents des autres. C'est utile lorsque plusieurs personnes alimentent la même boîte de réception.