Beleg-Inbox
Sammle Belege und Lieferantenrechnungen an einem Ort — per E-Mail oder Upload — und wandle sie später in Ausgaben um.
Wozu die Beleg-Inbox?
Die Beleg-Inbox ist ein Posteingang für Dokumente, die noch keine Ausgabe sind. Sie trennt das Sammeln vom Erfassen: Mitarbeitende werfen ihre Quittungen hinein, sobald sie sie in der Hand haben, und du verbuchst sie später gesammelt.
Du findest sie unter Ausgaben → Beleg-Inbox oder direkt unter https://app.blond.swiss/expense/inbox.
Dokumente per E-Mail einliefern
Jeder Benutzer in deinem Unternehmen hat eine eigene, persönliche Inbox-Adresse. Sie steht oben in der Beleg-Inbox und lässt sich mit einem Klick kopieren. Leite Rechnungen einfach als E-Mail dorthin weiter — Blond zieht die Anhänge heraus und legt sie in der Inbox ab.
Achtung
Behandle deine persönliche Inbox-Adresse vertraulich. Wer sie kennt, kann Dateien in deine Inbox schicken.
Nicht jede E-Mail landet in der Inbox. Es gelten drei Regeln:
- Nur PDF-, JPG-, PNG-, WebP- und HEIC-Dateien werden übernommen, alle anderen Dateitypen ignoriert
- Enthält eine E-Mail sowohl PDFs als auch Bilder, werden nur die PDFs übernommen
- E-Mails ohne Anhang werden gar nicht verarbeitet
Dokumente hochladen
Über Hochladen wählst du Dateien aus, oder du ziehst sie direkt per Drag-and-drop auf die Liste. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich.
Vor dem Upload fragt Blond nach einer Beschreibung und optional nach einem Projekt.
Hinweis
Die Beschreibung ist nur für Mitarbeitende Pflicht, die keine Ausgaben erfassen dürfen — sie ist deren einzige Möglichkeit, dir zu erklären, worum es beim Beleg geht. Wer selbst Ausgaben erfassen darf, kann das Feld leer lassen.
AutoScan in der Inbox
Ist AutoScan für Beleginbox aktiviert, liest Blond die Belegdaten schon beim Eingang aus — nicht erst beim Umwandeln. Erkannte Dokumente tragen ein violettes Funkel-Symbol auf der Ecke der Dokumentvorschau; in der Liste erscheinen direkt Lieferant und Betrag, und beim Öffnen siehst du zusätzlich Datum und MWST.
Den Schalter findest du unter Unternehmen → Einstellungen → Ausgaben.
TIP
AutoScan hat ein monatliches Freikontingent. Wenn viele Dokumente in der Inbox landen, die nie zu einer Ausgabe werden, verbraucht die frühe Erkennung Kontingent für nichts — dann lohnt es sich, den Schalter auszulassen.
In eine Ausgabe umwandeln
Klicke bei einer Datei auf das +-Symbol und wähle, was daraus entstehen soll:
Lieferantenrechnung: Eine Rechnung, die noch bezahlt werden muss.
Beleg: Eine bereits bezahlte Ausgabe. Du wählst direkt die passende Zahlungsmethode aus der Liste — Art und Zahlungsmittel sind damit in einem Klick gesetzt.
Blond legt die Ausgabe an und öffnet sie zur Kontrolle. Das Dokument verschwindet dabei aus der Inbox.
Hinweis
Hat eine E-Mail mehrere Anhänge, fragt dich das +-Menü zuerst, welcher Anhang zur Ausgabe werden soll. Pro Anhang entsteht eine eigene Ausgabe.
Belege von Mitarbeitenden ablehnen
Hat jemand aus deinem Team ein Dokument hochgeladen, das du nicht verbuchen kannst, lehnst du es mit dem Verbotssymbol ab. Du kannst dabei einen Grund angeben — die Person wird per E-Mail informiert und erhält den Beleg erneut im Anhang.
Bei deinen eigenen Dokumenten steht an derselben Stelle ein Mülleimer: Löschen statt Ablehnen, ohne Benachrichtigung.
TIP
Mit dem Filter Alle / Meine oben links blendest du fremde Dokumente aus. Das lohnt sich, wenn mehrere Personen in dieselbe Inbox einliefern.