Standardtexte hinterlegen

Hinterlege einmalig Kopf- und Fusszeilen, E-Mail-Nachrichten und AGB — jedes neue Dokument startet dann bereits mit deinen Texten.

Die Standardtexte sind auf zwei Einstellungsseiten verteilt: Einstellungen → Rechnungen (direkt öffnen) und Einstellungen → Offerten (direkt öffnen).

Variablen verwenden

In allen Texteditoren kannst du Variablen einfügen (z.B. Rechnungsnummer, Zahlungsfrist, Vorname der Kontaktperson). Sie werden beim Erstellen des Dokuments automatisch durch die echten Werte ersetzt — so bleibt auch ein Standardtext persönlich.

Standardtexte für Rechnungen

Unter Einstellungen → Rechnungen → Standardvorlage konfigurierst du:

Kopfzeile: Text, der direkt nach dem Titel der Rechnung eingefügt wird.

Fusszeile: Text, der nach den Rechnungspositionen eingefügt wird.

E-Mail Nachricht: Text der E-Mail, mit der die Rechnung versendet wird.

Weiter unten auf derselben Seite findest du den Text für die Benachrichtigung bei Zahlungseingang — damit informierst du Kunden automatisch über den Erhalt ihrer Zahlung.

Standardtexte für Offerten

Unter Einstellungen → Offerten → Standardvorlage konfigurierst du:

Kopfzeile: Text, der direkt nach dem Titel der Offerte eingefügt wird.

Fusszeile: Text, der nach den Offertenpositionen eingefügt wird.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Ein AGB-Text, der an Offerten angehängt werden kann. Er lässt sich in jeder einzelnen Offerte wieder ein- oder ausblenden.

E-Mail Nachricht: Text der E-Mail, mit der die Offerte versendet wird (Abschnitt Versand per E-Mail).

Standardtexte für Abrechnungen ab Offerte

Wenn du Projekte pauschal ab Offerte abrechnest, entstehen Rechnungen mit einer einzelnen Sammelposition. Deren Texte definierst du unter Einstellungen → Offerten → Standardtexte für Abrechnungen ab Offerte:

Position für Einzelrechnungen: Text der Position, wenn über eine einzelne Rechnung abgerechnet wird.

Position für Teilrechnungen: Text der Position, wenn über mehrere Teilrechnungen abgerechnet wird.

Standardtexte für Abrechnungen nach Aufwand

Rechnest du erfasste Zeiten nach Aufwand ab, bestimmen zwei Vorlagen unter Einstellungen → Rechnungen → Standardtexte für Abrechnungen nach Aufwand, wie die einzelnen Zeitaufwände als Position erscheinen. Dafür stehen eigene Variablen wie Beschreibung, Stunden, Datum und Stundensatz zur Verfügung.

Auftragsbestätigungen und Lieferscheine

Freigegebene Offerten können als Auftragsbestätigung oder als Lieferschein (ohne Preise) ausgedruckt werden. Die Kopf- und Fusszeilen dafür definierst du unter Einstellungen → Offerten in den gleichnamigen Abschnitten.

Hinweis

Diese Texte ersetzen auf dem jeweiligen Dokument die Kopf- und Fusszeile der ursprünglichen Offerte.