Projektbudget
Verstehe wie das Budget eines Pauschalprojekts entsteht und wie du es nach Kostenstellen aufteilst.
Wie entsteht das Budget?
Ein Projektbudget wird nicht von Hand eingetippt. Es leitet sich aus deinen Offerten ab. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein:
- Das Projekt ist ein Pauschalprojekt (siehe Projektarten)
- Dem Projekt ist mindestens eine freigegebene Offerte zugewiesen
Das Gesamtbudget ist die Summe aller Positionen dieser freigegebenen Offerten. Gibst du später eine zweite Offerte frei und hängst sie ans selbe Projekt, wächst das Budget entsprechend.
Fehlt die freigegebene Offerte, zeigt das Projekt Kein Budget freigegeben:
Hinweis
Ein Projekt Nach Aufwand hat kein Offerten-Budget. Dort tritt das selbst gesetzte Kostenlimit an dessen Stelle. Der Rest dieses Artikels betrifft Pauschalprojekte.
Budget nach Kostenstellen aufteilen
Ein einzelner Gesamtbetrag sagt wenig darüber aus, wo das Geld hinfliesst. Deshalb kannst du Offertenpositionen einer Kostenstelle zuordnen. Blond gruppiert das Budget danach und stellt ihm die tatsächlich verbrauchten Stunden und Ausgaben derselben Kostenstelle gegenüber.
Damit das funktioniert, muss die Kostenstelle an drei Stellen gesetzt sein — auf der Offertenposition entsteht das Budget, auf Stundensatz und Ausgabe entsteht der Verbrauch:
| Wo | Feld | Wirkung |
|---|---|---|
| Offertenposition | Kostenstelle | budgetiert diesen Betrag auf die Kostenstelle |
| Stundensatz | Kostenstelle | erfasste Stunden belasten diese Kostenstelle |
| Ausgabe | Tag + Dem Budget anrechnen | die Ausgabe belastet diese Kostenstelle |
Kostenstellen sind technisch Tags. Du verwaltest sie unter Einstellungen → Tags (app.blond.swiss/organization/settings/tag); für Offertenpositionen brauchst du Tags der Art Positionen. Die Zuordnung eines Stundensatzes zu einer Kostenstelle nimmst du unter Stundensätze vor.
Beispiel
Du ordnest deine Stundensätze Programmierung, Testing und DevOps der Kostenstelle Entwicklung zu, sowie Konzept und Layouting der Kostenstelle Design. Der Kunde erhält diese Offerte:
| Position | Betrag | Kostenstelle |
|---|---|---|
| App-Entwicklung | CHF 10'000 | Entwicklung |
| App UI/UX-Design | CHF 4'500 | Design |
| Beratung | CHF 2'000 | — |
Nach der Freigabe zeigt das Projektbudget drei Zeilen: Entwicklung CHF 10'000, Design CHF 4'500 und Nicht kategorisiert CHF 2'000. Bucht nun jemand Stunden auf den Stundensatz "Testing", laufen sie gegen die CHF 10'000 der Kostenstelle Entwicklung.
TIP
Positionen ohne Kostenstelle gehen nicht verloren — sie sammeln sich unter Nicht kategorisiert. Das ist ein brauchbarer Startpunkt: Fang mit zwei, drei Kostenstellen an und verfeinere erst, wenn dir die Sammelzeile zu gross wird.
Was aufs Budget angerechnet wird
Gegen das Budget laufen drei Dinge: Zeitaufwände (bewertet mit dem Verrechnungssatz des Stundensatzes), Produkte, die an einem Zeitaufwand hängen, und Ausgaben.
Bei Ausgaben entscheidet der Schalter Dem Budget anrechnen, ob sie das Projektbudget belasten. Fremdkosten, die du dem Kunden separat weiterverrechnest, lässt du damit aus dem Budget heraus.
Hinweis
Bei einem internen Projekt werden Stunden mit dem internen Stundensatz bewertet statt mit dem Verrechnungssatz.
Warn- und Gefahrenschwelle
Blond meldet sich, bevor das Budget aufgebraucht ist. Unter Bearbeiten → Projektbudget setzt du zwei Prozentwerte:
Warnschwelle: Sobald dieser Anteil des Budgets verbraucht ist, wird der oder die Projektleiter/in benachrichtigt.
Gefahrenschwelle: Ab hier färbt sich der Budgetbalken rot.
Beide Werte überschreiben die Standardeinstellung deiner Organisation. Lässt du sie leer, gilt der Organisations-Standard.
Projektphasen im Budget
Hat ein Projekt Projektphasen, rollen deren Stunden und Ausgaben ins Budget des Hauptprojekts hoch. Das Hauptprojekt zeigt zusätzlich, wie viel Budget noch keiner Phase zugeordnet ist ("Budget ohne Phasenzuordnung").
Weiter geht's
- Projekte abrechnen — das Budget in eine Rechnung überführen
- Offerte erstellen — Positionen erfassen und Kostenstellen zuweisen