Rechnung erstellen
Lerne wie du in Blond eine neue Rechnung erfasst, Positionen ergänzt und sie für den Versand vorbereitest.
Eine neue Rechnung legst du unter Rechnungen → + Neue Rechnung an oder direkt unter https://app.blond.swiss/invoice/create.
TIP
Eine Rechnung ist beim Erstellen immer ein Entwurf — sie hat noch keine Rechnungsnummer und wird nirgendwo verbucht. Die Nummer und das Buchungsdatum werden erst beim Sperren oder Versenden vergeben. Solange du noch im Entwurf bist, kannst du alles ohne Konsequenzen ändern.
Basisdaten erfassen
Im ersten Schritt verknüpfst du die Rechnung mit einem Kunden und legst Datum, Zahlungsziel und Texte fest.
Kontakt: Wähle einen bestehenden Kontakt oder erstelle direkt im Suchfeld einen neuen. Die Rechnungsadresse wird aus dem Kontakt und der zugehörigen Firma übernommen — du musst sie nicht von Hand abtippen.
Projekt: Optional. Wenn du Stunden oder Spesen aus einem Projekt abrechnen willst, ist es einfacher, die Rechnung direkt aus dem Projekt zu erzeugen — dann werden Positionen automatisch übernommen.
Titel: Optional. Lasse das Feld leer, wenn ein generischer Titel wie "Rechnung 2026-042" genügt. Bei einer Projektrechnung wird der Projektname als Vorschlag eingeblendet.
Fällig in Tagen: Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, bis die Rechnung fällig ist. Der Vorgabewert kommt aus deinen Rechnungseinstellungen.
QR-Rechnung anzeigen: Blendet den Schweizer QR-Einzahlungsschein am Ende der PDF ein. Verfügbar, sobald du in den Banking-Einstellungen ein Bankkonto mit QR-IBAN hinterlegt hast.
Mehrwertsteuer einbeziehen: Deaktiviere die MWST, falls du nicht mehrwertsteuerpflichtig bist oder eine reine Auslandrechnung ohne MWST stellst. Der Vorgabewert kommt aus deinem Firmenprofil.
Hinweis
Kopf- und Fusszeile der Rechnung kannst du im Tab Kopf- und Fusszeile anpassen. Vorbelegt sind die Standardtexte aus deinen Rechnungseinstellungen — passe sie nur an, wenn du für diese eine Rechnung etwas Spezifisches sagen willst.
Positionen hinzufügen
Sobald du die Rechnung gespeichert hast, landest du in der Detailansicht. Hier ergänzt du die einzelnen Positionen — den eigentlichen Inhalt der Rechnung.
Klicke auf + Neue Position und wähle den Typ:
Standardposition: Eine normale Rechnungszeile mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Stückpreis. Das ist der Default.
Überschrift: Reine Textzeile ohne Betrag, gedacht um längere Rechnungen optisch in Abschnitte zu gliedern.
Prozentposition: Ein Rabatt oder Aufschlag in Prozent — wirkt auf alle Standardpositionen, die darüber stehen (bis zur nächsten Zwischensumme). Siehe Rabatte und Zuschläge.
Zwischensumme: Zeigt einen Zwischenbetrag an und setzt gleichzeitig den Bezugspunkt für nachfolgende Prozentpositionen zurück.
Achtung
Alle Preisangaben sind Nettopreise (exkl. MWST). Die Mehrwertsteuer wird am Ende der Rechnung separat ausgewiesen.
Positionen lassen sich per Drag-and-Drop am Griff-Symbol ganz links umsortieren. Solange die Rechnung noch im Entwurf ist, kannst du jede Position durch Klick öffnen und weiter anpassen — etwa MWST-Satz, Position-Rabatt, Ertragskonto oder Team-Zuordnung für die Auswertung.
TIP
Im PDF-Viewer in der Seitenleiste kannst du jederzeit eine Live-Vorschau der Rechnung öffnen, ohne sie zu versenden.
Aus dem Artikelkatalog hinzufügen
Wenn du wiederkehrende Produkte oder Dienstleistungen in deinem Artikelkatalog erfasst hast, kannst du sie mit einem Klick in die Rechnung übernehmen.
Klicke unter der Positionen-Tabelle auf Aus Katalog hinzufügen und wähle einen Artikel. Bezeichnung, Beschreibung, Stückpreis und MWST werden aus dem Katalog kopiert — du kannst sie für diese eine Rechnung danach noch frei anpassen, ohne den Katalog-Eintrag zu verändern.
Ebenso lassen sich Stundenansätze (Rates) einsetzen — typischer Anwendungsfall für Beratung, Service oder Stundenarbeiten.
Rabatte und Zuschläge
Rabatte und Zuschläge funktionieren in Blond auf zwei Ebenen:
Auf einzelne Positionen: Öffne die Position und trage im Feld Rabatt entweder einen Prozentsatz oder einen Frankenbetrag ein. Negative Werte wirken als Aufschlag.
Auf die ganze Rechnung (oder einen Abschnitt): Füge eine Prozentposition ein. Positive Werte sind Aufschläge, negative Werte sind Rabatte. Eine Prozentposition wirkt auf die Summe aller Standardpositionen oberhalb — bis zur nächsten Zwischensumme. So kannst du mit Zwischensumme → Prozentposition auch nur einen Teil der Rechnung rabattieren.
| Anwendungsfall | Empfohlene Methode |
|---|---|
| Sonderpreis auf einer einzelnen Zeile | Rabatt-Feld in der Position |
| 10 % Treuerabatt auf die ganze Rechnung | Prozentposition am Ende der Rechnung |
| Mengenrabatt auf einen Teilabschnitt | Zwischensumme + Prozentposition direkt darauf |
| Express-Zuschlag von 5 % | Prozentposition mit positivem Wert |
Manuelle Seitenumbrüche
Blond setzt automatisch sinnvolle Seitenumbrüche im PDF. Falls eine Position auf der falschen Seite landet, kannst du einen Umbruch von Hand erzwingen.
Fahre mit der Maus zwischen zwei Positionen — es erscheint ein +-Symbol. Klicke darauf und wähle Seitenumbruch einfügen. Ein nochmaliger Klick auf den eingefügten Umbruch entfernt ihn wieder.
Zusätzlich kannst du im Tab Kopf- und Fusszeile beim Erstellen oder Bearbeiten der Rechnung global festlegen, ob nach der Kopfzeile bzw. vor der Fusszeile ein Umbruch erzwungen werden soll.
Aus Projekten und Offerten erstellen
Du musst nicht jede Rechnung von Hand neu erfassen — zwei häufige Ausgangspunkte sind Projekte und bestehende Offerten:
Aus einem Projekt: Gehe in der Seitenleiste auf Verkauf → Projekte abrechnen. Blond übernimmt offene Stunden, Spesen und Pauschalen automatisch als Positionen. Details siehe Projekte abrechnen.
Aus einer Offerte: Öffne eine freigegebene Offerte und klicke in der Aktionsspalte rechts auf Rechnung erstellen. Alle Positionen werden in eine neue Rechnung kopiert — die Offerte bleibt unverändert bestehen. Details siehe Pauschal abrechnen.
TIP
Solange Stunden oder Spesen einem Projekt zugeordnet sind und noch nicht abgerechnet wurden, schlägt Blond dir das Projekt im Dashboard zur Abrechnung vor.
Weiter geht's
Sobald die Rechnung inhaltlich steht, geht es an den Versand und alles, was danach kommt — Zahlungen, Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen. Lies dazu weiter unter Rechnung versenden.